Памятка ведущим

ВАЖНО! Прочитайте до конца. Мы вводим новую схему работы с расписанием!

Сроки:
до 1 февраля — редактирование расписания.
до 1 марта — подача заявки на мероприятие, возможность редактирования заявки.

Контакты:
Куратор РИ блока Владимир Восков (Кролль) — ri-blok@comcon.su
Куратор Развлекательного блока Екатерина Скрипкина (Orcl) — enjoy@comcon.su

Заявка на мероприятие
Для того, чтобы ваше мероприятие состоялось, необходимо подать заявку.
Все обсуждения должны вестись в самой заявке. Если имеется сторонняя переписка или устные договоренности, то их необходимо перенести в заявку.

Заявку необходимо заполнять максимально подробно и информативно. У каждого поля есть описание и рекомендации по заполнению. В случае возникновения сложностей вы можете задать вопросы и указать пожелания в последнем пункте заявки.

Важно! Если вы хотите подать более одной заявки на мероприятие, то необходимо дождаться, когда организаторы примут вашу предыдущую заявку.

После получения заявки с вами свяжется ответственный по Блоку, чтобы обсудить детали, задать дополнительные вопросы и уточнения.

Статус заявки:

• Подана. Новая заявка, которую еще не редактировали. Если статус не изменяется в течение недели, необходимо написать на почту: admin@comcon.su
• Обсуждается. После того, как ответственный Блока проверил заявку, он напишет комментарий о том, что необходимо дополнить/исправить. В этом статусе заявка будет до тех пор, пока ведущий не приведет ее в соответствующий вид.
• Принята. Заявка удовлетворяет всем требованиям и принята в работу.

Анонс мероприятия
Важной частью заявки является полноценный анонс мероприятия. Он с одной стороны должен быть краток и информативен, отвечать на вопрос «О чем это мероприятие?». А с другой стороны, он должен заинтересовать потенциального участника. Ведущий наравне с оргкомитетом должен озаботиться распространением информации о своем мероприятии, напоминать о месте и времени проведения и иным образом создавать интерес у потенциальных участников.

К анонсу необходимо подобрать картинку, которая отражает содержание мероприятия. Мы приветствуем, чтобы картинка была яркая, интересная и запоминающаяся, с должным уровнем иронии и задора. «Встречают по одежке» — это про картинку. Но следует помнить об авторских правах, законе РФ и общественной морали.

Тегирование
Мы предлагаем использовать #теги для того, чтобы упростить поиск для участников, а также для передачи смысла мероприятия. К одному анонсу нужно подобрать от 4 до 6 тегов. Для примера есть список всевозможных тегов, которые мы придумали. Минимум 3 тега нужно использовать из этого списка. Остальные вы можете придумать самостоятельно, проявив фантазию. Напомним, что чем длиннее тег, тем он вроде бы забавней, но при этом сложно читается и малоинформативен.
Список тегов находится здесь.

Мат.обеспечение.
Оргкомитет может предоставить ограниченное количество оборудования и вещей для проведения мероприятия:

• канцелярские принадлежности;
• флипчарт и маркеры;
• проектор и экран;
• ноутбук и компьютерные колонки.

Все вещи, которые требуются для мероприятия, необходимо указывать в заявке. Оргкомитет постарается обеспечить ведущего всем необходимым из списка выше, но не гарантирует. О специфическом и дорогом оборудовании ведущий должен озаботиться самостоятельно.

Ведущий обязан бережно относиться к имуществу, переданному ему Оргкомитетом для проведения мероприятия. В случае порчи имущества ведущий несет материальную ответственность.

Расписание
В этом году мы хотим опробовать новую схему работы с расписанием. Мы хотим, чтобы ведущие участвовали в создании расписания и тем самым сами отслеживали свой график, возможные пересечения и нюансы, а также самостоятельно договаривались друг с другом и решали конфликт интересов.

Когда у мероприятия готов Анонс для публикации, Ведущий получает доступ к он-лайн форме расписания. Таким образом, чем раньше ведущий подал заявку и чем лучше ее оформил, тем большими возможностями по времени он обладает.

Инструкция для работы с Расписанием:

1. Ведущий получает доступ на комментирование гугл-таблицы. Таким образом, нужно указать в заявке почту, на которую придет уведомление.
2. Для того, чтобы добавить свое мероприятие в расписание, необходимо оставить комментарий в соответствующей ячейке таблицы.
3. В комментарии нужно указать: название мероприятия и продолжительность. Время будет считаться от исходной ячейки, к которой оставлен комментарий.
4. Выбор аудитории. В ячейках с названием аудитории, в примечании, есть описание аудитории, ее основных характеристик и приложены ссылки на фотографии. Вы можете выбрать ту аудиторию, которая лучше вам подходит. Но руководствуйтесь правилом разумности. Например, не нужно брать большую аудиторию для камерного мероприятия на узкоспециализированную тему.
5. Выбор времени. Расписание делится приемами пищи на большие блоки по 4 часа. В рамках этого блока необходимо учитывать продолжительность своего мероприятия и возможности для других. Между мероприятиями не должно быть перерывов. Например, минимальная продолжительность мероприятия 1 час. Не нужно ставить мероприятие так, чтобы оставались временные промежутки по 30 минут. К сожалению, туда больше не встанет никакое мероприятие. Если стоит выбор между выгодным временем и хорошей аудиторией, то руководствуйтесь общим благом для участников.
6. После того, как вы поставили комментарий, его проверит куратор Блока. Если мероприятие стоит хорошо и удовлетворяет всем условиям, то его добавляют в расписание и закрашивают ячейки. Если есть уточнения, то куратор напишет сразу в комментарий.
7. Мы будем работать таким образом до 1 февраля. Все заявки, поданные после этого срока, будут расставляться по остаточному принципу уже кураторами блоков.
8. Если в процессе выяснится, что у ведущих есть претензии и возникли неудобные пересечения, то ведущим предлагается самостоятельно решить ситуацию между собой.

Оргкомитет, разумеется, будет держать некоторое количество слотов в разных временных зонах для распоряжения ими по своему усмотрению. И оставляет за собой финальное решение по поводу расписания всех мероприятий.

Мы понимаем, что такая схема работы экспериментальная и не без минусов, но мы хотим попробовать. И надеемся на поддержку со стороны ведущих. Если мы поймем, что что-то пошло не так и схема не работает, то мы всегда можем вернуться на старую схему.